Người mới đi làm hoàn toàn có thể nói mong muốn được hướng dẫn thêm, và nói sớm thì tốt hơn nói muộn. Cách dễ được đón nhận là nói cụ thể mình muốn học việc gì, xin một khoảng thời gian ngắn, cố định với một người cụ thể, và cho thấy mình đã tự thử trước. "Em muốn được chỉ thêm" nghe mơ hồ; "Em muốn được anh xem cùng em cách lập báo giá trong ba mươi phút chiều thứ Tư" thì người ta biết mình cần giúp gì.
Vì sao người mới hay im lặng
Những tuần đầu đi làm, ai cũng muốn chứng tỏ mình được việc. Hỏi nhiều sợ bị nghĩ là chậm; xin được kèm sợ bị nghĩ là đòi hỏi. Thêm cái ngại rất Việt: anh chị trong phòng ai cũng bận, mình mới vào mà làm phiền người ta.
Kết quả quen thuộc: người mới tự mày mò, làm sai vài lần, bị góp ý vào lúc đã muộn, rồi càng ngại hỏi hơn. Trong khi đó, người quản lý lại thường nghĩ "em ấy không hỏi gì chắc là ổn".
Có một nghiên cứu đáng nhớ cho người mới. Alison Wood Brooks, Francesca Gino và Maurice Schweitzer công bố năm 2015 trên tạp chí Management Science một loạt thí nghiệm về việc xin lời khuyên. Kết quả: người xin lời khuyên thường được đánh giá là có năng lực hơn, không kém đi — nhất là khi việc thật sự khó và khi hỏi đúng người có chuyên môn. Người được hỏi thấy mình được tin tưởng. Nỗi sợ "hỏi là bị coi thường" phần lớn là tưởng tượng của người hỏi.
Phân biệt ba kiểu mong muốn được giúp
"Được hướng dẫn thêm" có thể là nhiều thứ. Gọi đúng tên thứ mình cần giúp người kia dễ đáp ứng hơn.
| Kiểu mong muốn | Ví dụ | Nên xin gì |
|---|---|---|
| Hỏi một việc cụ thể | Không biết dùng mẫu báo giá, không rõ quy trình duyệt chi | Một câu hỏi ngắn hoặc năm mười phút chỉ trực tiếp |
| Được kèm một kỹ năng | Viết thư cho khách, gọi điện chăm sóc khách, dùng phần mềm kế toán | Vài buổi ngắn cố định, xem người có kinh nghiệm làm, rồi làm thử có người xem |
| Được định hướng chung | Không biết việc nào quan trọng nhất, mình đang làm tốt hay chưa | Một buổi nói chuyện với quản lý về mục tiêu tháng đầu, hẹn gặp lại định kỳ |
Ba kiểu này nên xin ba người khác nhau hoặc ba cách khác nhau. Câu hỏi nhỏ thì hỏi đồng nghiệp cạnh bàn; kèm kỹ năng thì nhờ người giỏi việc đó; định hướng thì hỏi người quản lý trực tiếp.
Cách xin được kèm mà không làm phiền
1. Tự thử trước, mang theo thứ mình đã làm
Đến hỏi với một bản nháp, một câu hỏi đã khoanh vùng, hay vài cách mình đã thử. "Em làm báo giá theo mẫu cũ, nhưng không rõ chỗ chiết khấu tính trước hay sau thuế. Em đã xem tài liệu ở thư mục chung mà chưa thấy." Người được hỏi chỉ cần trả lời đúng một chỗ.
2. Xin thời gian cụ thể và ngắn
"Khi nào anh rảnh chỉ em với" khiến người kia phải tự nghĩ lịch. "Chiều thứ Tư, sau giờ họp, anh cho em ba mươi phút được không?" thì họ chỉ cần nói có hay đổi giờ.
3. Gom câu hỏi
Giữ một tờ ghi chép trong ngày. Câu nào không gấp, ghi lại, hỏi một lượt vào lúc đã hẹn. Câu nào làm mình đứng việc, hỏi ngay nhưng ngắn.
4. Ghi lại câu trả lời
Không ai thích trả lời cùng một câu ba lần. Ghi lại, và lần sau tự tra trước. Nếu được, gom các ghi chép thành tài liệu nhỏ cho người mới sau — đó cũng là cách đền đáp người đã chỉ mình.
Nói với người quản lý trong những tuần đầu
Người quản lý thường có ý định hướng dẫn nhân viên mới, nhưng bận và quên. Chủ động xin một buổi nói chuyện về kỳ vọng tháng đầu là cách tốt để cả hai cùng rõ.
Anh/chị ơi, em vào được hai tuần, em muốn xin mười lăm phút để hỏi: trong tháng đầu anh/chị mong em làm được những việc gì, và việc nào em nên ưu tiên học trước. Em cũng muốn biết nếu em vướng thì nên hỏi ai trong nhóm.
Buổi nói chuyện này cho mình ba thứ: danh sách việc cần học, người có thể hỏi, và một mốc để sau này hỏi lại "em đã làm được đến đâu". Nhiều nơi có sẵn kế hoạch hội nhập cho người mới; nếu chưa có, chính câu hỏi của mình giúp người quản lý nghĩ ra.
Xin nhận xét định kỳ
Người mới hay chờ tới kỳ đánh giá chính thức mới biết mình làm có ổn không. Có thể xin ngắn hơn: "Cuối mỗi tuần trong tháng này, anh/chị cho em một nhận xét nhỏ về việc em làm được không? Một điều nên giữ, một điều nên sửa." Nhận xét nhỏ và đều giúp sửa sớm, trước khi thành thói quen.
Câu nói mẫu cho từng tình huống
| Tình huống | Câu nói |
|---|---|
| Hỏi đồng nghiệp một chỗ vướng | "Chị ơi, em hỏi nhanh một chỗ: phiếu này gửi qua kế toán hay trình anh Nam ký trước ạ?" |
| Xin được kèm | "Em thấy anh viết thư cho khách rất gọn. Tuần này anh cho em xem cách anh làm một lần, rồi em viết thử để anh góp ý được không?" |
| Đã được chỉ mà vẫn chưa hiểu | "Hôm qua anh chỉ em rồi, em làm lại vẫn vướng ở bước thứ ba. Em nói lại cách em làm để anh xem sai ở đâu nhé." |
| Thấy mình bị giao việc quá sức | "Việc này em chưa làm bao giờ. Em sẽ làm thử, nhưng em muốn có người xem bản đầu trước khi gửi khách. Anh/chị gợi ý giúp em nhờ ai được không?" |
Câu thứ ba đáng lưu ý. Nhiều người mới ngại hỏi lần hai nhất. Cách nói "em nói lại cách em làm" chuyển trọng tâm từ "em chưa hiểu" sang "cùng tìm chỗ vướng", và người chỉ cũng thấy được chỗ mình giải thích chưa rõ.
Khi xin mà không được đáp ứng
Có nơi bận thật, có người không quen kèm người khác. Đề nghị có thể bị từ chối, hoặc được hứa rồi bị quên. Vài cách xoay xở:
- Đổi người hỏi: một người bận thì có người khác. Hỏi quản lý: "Việc này ngoài anh Nam thì em có thể hỏi ai nữa?"
- Đổi hình thức: không ngồi cùng được thì xin xem lại bản cũ, xin tài liệu, xin cho ngồi dự một cuộc gọi với khách.
- Nhắc lịch sự một lần: "Tuần trước anh hẹn chỉ em phần báo giá, tuần này anh có lúc nào rảnh không ạ?"
- Tự học có định hướng: hỏi người quản lý một nguồn nên đọc, một khoá ngắn nên học, rồi báo lại mình đã học được gì.
Nhớ rằng người kia có quyền bận. Việc của mình là nói ra mong muốn cho rõ, chứ không phải bắt họ đáp ứng ngay.
Áp dụng được ngay
- Viết ra ba việc mình đang làm mà chưa chắc tay nhất. Với mỗi việc, ghi tên một người có thể hỏi.
- Xin người quản lý mười lăm phút để hỏi về kỳ vọng tháng đầu và việc nên ưu tiên học.
- Bắt đầu một tờ ghi chép câu hỏi, hỏi gom một lượt mỗi ngày vào giờ người kia rảnh.
- Lần tới cần được chỉ, mang theo bản nháp hoặc cách mình đã thử.
- Dùng thử câu: "Cuối tuần này anh/chị cho em một nhận xét nhỏ: một điều nên giữ, một điều nên sửa được không?"
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên mới có nên hỏi nhiều không?
Nên hỏi, nhưng hỏi có chuẩn bị: tự thử trước, gom câu hỏi không gấp để hỏi một lượt, ghi lại câu trả lời. Nghiên cứu của Brooks, Gino và Schweitzer năm 2015 cho thấy người xin lời khuyên thường được đánh giá có năng lực hơn chứ không kém đi.
Làm sao xin đồng nghiệp hướng dẫn mà không làm phiền?
Nói cụ thể việc cần học, xin một khoảng thời gian ngắn và cố định, mang theo thứ mình đã làm thử. Ghi lại câu trả lời để không phải hỏi lại cùng một điều. Cảm ơn cụ thể sau khi được giúp.
Đã được chỉ mà vẫn chưa hiểu thì có nên hỏi lại?
Nên. Cách dễ nói là kể lại mình đã làm thế nào và vướng ở bước nào, để người chỉ thấy đúng chỗ cần giải thích. Hỏi lại sớm vẫn tốt hơn làm sai rồi phải sửa.
Người mới nên nói gì với quản lý trong tuần đầu?
Nên xin một buổi ngắn để hỏi kỳ vọng tháng đầu, việc nên ưu tiên học và người nên hỏi khi vướng. Có thể xin thêm nhận xét nhỏ định kỳ thay vì chờ kỳ đánh giá chính thức.
Xin hướng dẫn mà không ai có thời gian thì sao?
Đổi người hỏi, đổi hình thức như xin tài liệu hay xem bản cũ, nhắc lịch sự một lần nếu đã được hẹn. Có thể hỏi quản lý nguồn tự học phù hợp rồi báo lại kết quả.
