Cách viết đề xuất gửi cấp trên: một trang, ba phần, dễ được duyệt

Một bản đề xuất gửi cấp trên dễ được duyệt thường gói trong một trang và đi đúng ba phần: vấn đề đang gặp (có số hoặc ví dụ cụ thể), cách mình muốn làm (kèm chi phí, thời gian, người làm), và điều mình cần người đọc quyết (duyệt gì, trước ngày nào). Người duyệt bận, đọc nhanh, nên câu "em muốn gì" phải nằm ngay đoạn đầu chứ không chờ tới cuối trang.

Vì sao đề xuất hay bị gác lại

Phần lớn đề xuất không bị bác. Chúng bị để đó. Người nhận mở ra, đọc hai đoạn, chưa thấy mình phải làm gì, rồi đóng lại định "lát xem kỹ". Lát đó thường không đến.

Có mấy lý do quen thuộc:

• Mong muốn nằm ở cuối. Người viết kể bối cảnh rất dài, đến đoạn thứ năm mới nói "vì vậy em đề xuất…". Người đọc chưa tới được đó.
• Vấn đề nói chung chung. "Quy trình hiện nay chưa hiệu quả" là câu ai cũng gật đầu nhưng không ai thấy gấp. "Mỗi tuần bộ phận mất khoảng sáu giờ nhập lại số liệu bằng tay" thì người đọc hình dung được.
• Không nói rõ cần quyết gì. Duyệt ngân sách? Cho thử một tháng? Cho phép mời một bên tư vấn? Người duyệt không biết mình đang được hỏi câu nào.
• Thiếu cái giá. Đề xuất chỉ nói lợi, không nói tốn gì — tiền, giờ công, người phải học cái mới. Người duyệt sẽ tự đoán, và thường đoán cao hơn thực tế.

Tâm lý học có một hiện tượng giải thích chỗ thứ nhất khá rõ: ảo tưởng minh bạch (illusion of transparency), được Gilovich, Savitsky và Medvec mô tả năm 1998. Người ta thường tin rằng điều mình nghĩ trong đầu lộ ra cho người khác thấy nhiều hơn thực tế. Người viết đề xuất đã nghĩ về vấn đề cả tuần, nên tưởng chỉ cần gợi là cấp trên hiểu. Cấp trên thì mới nghe lần đầu.

Khung ba phần trên một trang

Một mẹo hay dùng: viết phần 3 trước. Nếu không viết được một câu "xin anh/chị duyệt…" cho rõ, nghĩa là chính mình chưa biết mình muốn gì. Khi đã có câu đó, đưa một bản rút gọn của nó lên ngay đầu trang, trước cả phần vấn đề.

Đoạn mở đầu mẫu

Em đề xuất thử dùng một mẫu nhập liệu chung cho báo cáo tuần trong bốn tuần, bắt đầu từ đầu tháng sau. Mục đích là giảm thời gian nhập tay và lỗi sai số. Em cần anh/chị duyệt việc thử nghiệm này trước thứ Sáu.

Ba câu, đủ để người đọc biết: việc gì, để làm gì, cần mình làm gì. Phần dưới chỉ là để họ tin.

Viết phần vấn đề sao cho người đọc thấy

Người duyệt cần một bức tranh, không cần bài luận. Có ba cách làm phần này sống hơn:

1. Một con số mình đo thật. Đếm giờ trong hai tuần, đếm số lần lỗi, đếm số khách phải gọi lại. Không cần chính xác tuyệt đối, nhưng phải là số mình có thể giải thích được nguồn. Đừng ước lượng phóng đại cho kêu; một con số bị hỏi vặn mà không trả lời được sẽ kéo cả bản đề xuất xuống.
2. Một ví dụ cụ thể. "Thứ Hai tuần trước, báo cáo gửi khách bị nhầm cột doanh số vì hai người cùng sửa một tệp." Một chuyện có thật dễ nhớ hơn mười câu khái quát.
3. Hệ quả nếu không làm gì. Viết bình tĩnh, không doạ. "Nếu giữ như hiện nay, mỗi quý mất khoảng bảy mươi giờ công cho việc lặp lại" là đủ.

Tránh đổ lỗi trong phần này. "Do bên kế toán gửi số muộn" sẽ khiến người đọc phải xử lý chuyện giữa hai bộ phận trước khi nghĩ tới đề xuất. Tả quy trình, không tả người.

Viết phần cách làm: cụ thể đến mức người khác làm theo được

Phần này cần trả lời những câu cấp trên chắc chắn sẽ hỏi. Một danh sách kiểm tra ngắn:

• Làm gì: mô tả bằng việc, không bằng tính từ. "Lập một mẫu chung, hướng dẫn năm người dùng trong một buổi" thay cho "chuẩn hoá quy trình".
• Ai làm: tên vai trò hoặc người phụ trách. Nếu là chính mình, nói rõ mình sẽ bớt việc nào để có thời gian.
• Bao lâu: ngày bắt đầu, ngày đánh giá.
• Tốn gì: tiền, giờ công, thứ cần mua, người phải học.
• Đo bằng gì: sau thử nghiệm, nhìn vào đâu để biết có ích hay không.
• Rủi ro và cách lùi: nếu không ổn thì quay về cách cũ thế nào.

Mục cuối hay bị bỏ, nhưng nó lại là thứ giúp người duyệt dễ gật nhất. Một đề xuất có đường lùi rõ ràng là một quyết định nhỏ; một đề xuất không có đường lùi là một quyết định lớn. Đó cũng là lý do "xin thử bốn tuần" thường được duyệt nhanh hơn "xin đổi hẳn".

Đưa một hay nhiều phương án?

Nếu có hai cách làm khác nhau rõ rệt, nên đưa cả hai, nói mình nghiêng về cách nào và vì sao. Ba phương án là trần — nhiều hơn thì người đọc mệt. Đừng đưa thêm một phương án "cho có" mà chính mình biết là không ổn; người duyệt tinh ý sẽ nhận ra.

Phần "cần quyết": nói thẳng mong muốn

Đây là nơi nhiều người ngại nhất. Viết "kính mong anh chị xem xét" nghe an toàn, nhưng "xem xét" không phải là một quyết định. So sánh:

Nói rõ không phải là ép. Người duyệt vẫn có quyền nói không, hoặc nói "chưa phải lúc". Nói rõ chỉ giúp họ biết đang được hỏi gì. Thêm một câu mở như "nếu anh/chị thấy cần điều chỉnh quy mô, em có thể làm thử ở một nhóm nhỏ trước" cho thấy mình đề nghị chứ không đòi.

Trước khi bấm gửi

Ba việc nhỏ, tốn mười lăm phút, giúp bản đề xuất đi xa hơn:

• Đọc to đoạn đầu. Nếu đọc xong mà một người ngoài không nói lại được "bạn muốn gì", sửa lại.
• Nhờ một đồng nghiệp đọc trong hai phút. Hỏi họ: "Đọc xong, anh/chị nghĩ sếp sẽ hỏi câu gì đầu tiên?" Câu đó nên có sẵn câu trả lời trong bài.
• Báo trước bằng một câu nói. Gặp cấp trên ở hành lang hay đầu cuộc họp, nói ngắn: "Em vừa gửi anh một đề xuất một trang về báo cáo tuần, cần anh quyết trước thứ Sáu." Một bản đề xuất được báo trước ít bị chìm trong hộp thư hơn.

Nếu cấp trên muốn nghe trực tiếp, mang theo bản in một trang và đi đúng thứ tự: điều cần quyết, vấn đề, cách làm. Đừng đọc lại nguyên văn; nói bằng lời của mình và để họ hỏi.

Khi đề xuất bị từ chối hoặc bị treo

Đề xuất bị từ chối không có nghĩa mình sai. Có thể ngân sách đã chốt, có thể có việc ưu tiên hơn mà mình chưa biết. Câu hỏi có ích nhất lúc đó là: "Anh/chị có thể cho em biết điều gì khiến đề xuất này chưa phù hợp lúc này không? Nếu thay đổi gì thì có thể xem lại?" Câu trả lời thường cho biết lần sau nên viết khác ở đâu.

Nếu bị treo quá hạn đã hẹn, nhắc một lần, ngắn và lịch sự: "Em gửi lại đề xuất hôm trước để anh tiện xem; nếu tuần này chưa kịp, anh cho em biết khi nào em hỏi lại nhé." Không nhắc dồn dập, không nhắc qua người khác.

Áp dụng được ngay

1. Chọn một điều nhỏ mình đã muốn đề xuất từ lâu — đổi giờ họp, thêm một mẫu biểu, mua một thiết bị dùng chung. Viết đúng một câu "Em xin anh/chị duyệt…".
2. Đo một con số trong tuần này. Đếm số lần, số phút, số lỗi liên quan tới vấn đề. Ghi lại cách đếm.
3. Viết bản một trang theo ba phần và đặt câu cần quyết lên ngay đoạn đầu.
4. Thêm một dòng "nếu không ổn thì…" để biến đề xuất thành một thử nghiệm có đường lùi.
5. Dùng thử câu mở đầu khi gặp cấp trên: "Em có một đề xuất một trang, mất khoảng năm phút đọc, cần anh/chị quyết một việc trước thứ Sáu."