Nói mong muốn với đồng nghiệp: tiếng ồn, giờ nhắn việc, cách họp

Nói mong muốn với đồng nghiệp — bớt ồn, đừng nhắn việc lúc nửa đêm, họp cho gọn — dễ được đón nhận nhất khi mình nói riêng, nói sớm (trước khi bực tích lại), tả việc cụ thể và ảnh hưởng tới mình thay vì nhận xét con người, rồi đề nghị một cách làm và hỏi ý người kia. Mục tiêu không phải thắng một cuộc tranh luận, mà là hai người ngồi cạnh nhau tám tiếng mỗi ngày vẫn dễ chịu.

Vì sao chuyện nhỏ ở văn phòng dễ thành chuyện lớn

Đồng nghiệp gọi điện to bằng loa ngoài. Trưởng nhóm nhắn việc lúc mười một giờ đêm. Cuộc họp nào cũng kéo dài gấp đôi dự kiến. Mỗi chuyện một chút, không ai đủ lý do để nói. Thế là mình im, rồi bực, rồi kể với người thứ ba, rồi một ngày bùng lên vì một chuyện không liên quan.

Có hai lý do khiến người ta im. Thứ nhất, sợ mất lòng — nơi làm việc là chỗ phải gặp nhau mỗi ngày. Thứ hai, tưởng người kia đã biết. Hiện tượng ảo tưởng minh bạch (Gilovich, Savitsky và Medvec, 1998) cho thấy ta thường tin cảm xúc của mình lộ ra nhiều hơn thực tế. Mình thở dài, đeo tai nghe, liếc sang — và nghĩ người kia hiểu. Thường thì họ không hiểu, hoặc hiểu sai.

Ba nhóm mong muốn hay gặp

Cấu trúc một lời nói mong muốn

Thomas Gordon, trong sách Parent Effectiveness Training (1970), đặt tên cho kiểu câu "thông điệp bắt đầu từ mình" (I-message): nói việc người kia làm, ảnh hưởng tới mình, và cảm giác của mình — thay vì phán xét người kia. Ban đầu dành cho cha mẹ, nhưng cách này dùng rất tốt ở văn phòng.

1. Việc cụ thể: "Khi anh gọi điện bằng loa ngoài ở bàn…"
2. Ảnh hưởng tới mình: "…em khó nghe khách bên đầu dây của em…"
3. Đề nghị: "…anh dùng tai nghe hoặc ra phòng họp nhỏ những lúc gọi dài được không?"
4. Mở lời cho người kia: "Hay anh thấy cách nào tiện hơn?"

So với "anh ồn quá", câu này dài hơn, nhưng người nghe không phải phòng thủ. Nó không nói anh là người thế nào; nó nói chuyện gì đang xảy ra và mình muốn gì.

Tiếng ồn và không gian chung

Tiếng ồn là chuyện dễ nói nhất nếu nói đúng cách, và khó nhất nếu đợi lâu.

• Nói lúc chưa bực: lần đầu thấy phiền là lúc dễ nói nhẹ nhất. Đến lần thứ hai mươi, giọng mình đã khác.
• Nói riêng: không nói trước mặt cả phòng, không đăng vào nhóm chat chung để "nhắc khéo".
• Thừa nhận nhu cầu của người kia: "Em biết anh hay phải gọi khách gấp…" cho thấy mình không cho rằng họ cố ý.
• Đề xuất quy ước chung nếu nhiều người cùng bị: "Hay mình thống nhất cả phòng gọi dài thì ra phòng họp nhỏ?" Một quy ước chung nhẹ nhàng hơn một lời nhắc riêng.

Giờ nhắn việc

Đây là chuyện tế nhị, nhất là khi người nhắn là cấp trên. Mỗi nơi có văn hoá khác, có việc bắt buộc phải trực, và hợp đồng, nội quy công ty có thể quy định về thời gian làm việc. Trong khuôn khổ đó, vẫn có cách nói ra mong muốn:

• Nói về cách mình trả lời, không phán người nhắn: "Buổi tối em thường xem tin nhắn công việc vào chín giờ một lần. Nếu có việc gấp cần em xử lý ngay, anh gọi điện giúp em nhé."
• Phân biệt gấp và không gấp: đề xuất một quy ước, ví dụ việc gấp thì gọi, việc không gấp thì nhắn và trả lời sáng hôm sau.
• Giữ đúng lời: nếu đã nói chín giờ xem tin, thì xem vào chín giờ. Người kia sẽ tin quy ước khi thấy nó vận hành.

Còn khi mình là người hay nhắn muộn vì đó là lúc mình rảnh, có thể hẹn giờ gửi hoặc thêm một câu "không gấp, mai anh/chị xem". Một câu ngắn giúp người nhận khỏi phải đoán.

Nói qua tin nhắn: dễ bị đọc sai giọng

Năm 2005, Justin Kruger, Nicholas Epley và cộng sự công bố một loạt thí nghiệm: người viết email tin rằng người đọc sẽ nhận ra đúng giọng điệu (đùa, mỉa, nghiêm túc) trong phần lớn trường hợp; thực tế tỷ lệ đọc đúng thấp hơn nhiều, gần với đoán mò. Chữ không mang theo nét mặt và giọng nói.

Vì vậy, mong muốn có chút tế nhị nên nói trực tiếp hoặc gọi điện. Nếu bắt buộc phải nhắn, viết đầy đủ, không cộc, thêm một câu cho thấy thiện chí: "Em nhắn để mình sắp xếp lại một chút cho tiện, không có gì đâu anh."

Cách họp

Muốn họp gọn hơn là mong muốn của rất nhiều người, nhưng hiếm ai nói. Nếu mình không phải người chủ trì, vẫn có thể đề nghị:

• "Trước buổi họp thứ Hai, chị gửi trước vài dòng nội dung chính được không? Em sẽ chuẩn bị số liệu sẵn."
• "Mình thử giới hạn họp ba mươi phút, phần nào chưa xong thì bàn riêng sau được không ạ?"
• "Với những cập nhật không cần bàn, em gửi bằng văn bản trước để buổi họp chỉ tập trung vào việc cần quyết."

Mỗi câu đều kèm theo việc mình sẽ làm. Đề xuất có phần đóng góp của mình nghe ít giống phàn nàn hơn.

Khi người kia không đồng ý

Đồng nghiệp có thể nói "ở đây ai cũng vậy mà", hoặc đồng ý rồi quên. Vài điều nên nhớ:

• Người kia có quyền nói không. Họ cũng có nhu cầu của họ — gọi khách gấp, làm việc vào giờ khác mình. Hỏi: "Vậy cách nào thì tiện cho cả hai mình?"
• Nhắc lại một lần, nhẹ: "Anh ơi, chuyện loa ngoài hôm trước, mình thử lại cách dùng tai nghe nhé."
• Chuyển lên cấp trên chỉ khi chuyện ảnh hưởng rõ tới công việc và đã nói trực tiếp mà không được. Khi nói với cấp trên, tả sự việc, không kể tội.

Khi không còn là chuyện mong muốn

Nếu đồng nghiệp hoặc cấp trên quấy rối, lăng mạ, đe doạ, theo dõi đời tư, hay gây áp lực vượt quá công việc, kỹ năng nói ra mong muốn không phải là cách xử lý. Ghi lại sự việc, báo bộ phận nhân sự hoặc người có trách nhiệm theo quy định, tìm hỗ trợ từ người tin cậy, nhà tâm lý hoặc luật sư khi cần. Có nguy hiểm tức thời thì gọi 113.

Áp dụng được ngay

1. Chọn một chuyện nhỏ ở chỗ làm đang làm mình phiền. Viết ra theo bốn phần: việc cụ thể, ảnh hưởng tới mình, đề nghị, câu hỏi mở.
2. Nói riêng với người đó trong tuần này, vào lúc cả hai không vội.
3. Nếu hay nhận tin nhắn việc ngoài giờ, đề xuất một quy ước: việc gấp gọi điện, việc không gấp nhắn và trả lời hôm sau.
4. Trước buổi họp tới, đề nghị người chủ trì gửi trước nội dung chính, và tự gửi phần cập nhật của mình bằng văn bản.
5. Câu mẫu: "Em muốn nói với anh một chuyện nhỏ cho mình làm việc dễ hơn, anh có hai phút không?"